L’intranet est un outil fédérateur qui crée une dynamique d’entreprise et permet de gagner un temps considérable en donnant un accès direct à l’information. Une bonne communication au sein d’une entreprise peut être facilitée par la mise en place d’un Intranet centré utilisateur qui reprend les principales tâches journalières et ne se résume pas à un portail de liens…

Le constat est simple : dans les projets de gestion documentaire et d’Intranet, la dimension technique prend souvent le dessus. La mécanique n’est bien sûr pas négligeable, tant le scope de ces outils peut être large. Mais avec l’inflation du cahier des charges, on se détourne parfois de l’essentiel : l’adéquation des contenus et des objectifs de l’Intranet avec les utilisateurs.

Outil transactionnel

Les Intranets d’entreprise ont très fortement évolué ces dix dernières années. De l’Intranet purement informationnel et institutionnel, on est passé aujourd’hui à l’Intranet communicationnel et transactionnel.

Le but est d’une part, de suppléer au mail pour faciliter la communication entre les collaborateurs en allégeant les messageries, et d’autre part, de leur permettre d’effectuer un certain nombre de tâches au travers de l’Intranet. Et lorsque ce dernier devient un point de passage obligé pour travailler, ou tout simplement pour faire une demande de congé, sa mission informationnelle s’en trouve renforcée.

Il suffirait donc de faire coexister les deux volets, sans se préoccuper de leur articulation, pour garantir le succès de l’Intranet? Non, car une information de mauvaise qualité, mal structurée et mal présentée discréditera l’ensemble de l’outil et constituera un frein puissant à son appropriation par les utilisateurs. Qui plus est, un contenu rédactionnel bien structuré, et bien formulé sera indispensable pour guider ces utilisateurs vers les fonctions de communication et les tâches qu’il sera possible d’effectuer sur l’Intranet.

Des sources multiples

Une fois posé ce principe, encore faut-il le mettre en application. Les sources d’information de l’Intranet sont souvent très diversifiées (Direction, Ressources humaines, Service commercial, collaborateurs…). Il convient donc de les homogénéiser au travers d’une charte éditoriale qui définira dans le détail, les différents formats de contenu, leurs rôles, et leurs spécifications.

Tout cela requiert des compétences multiples : en gestion de projet, en architecture de l’information, en rédaction et gestion de contenu.
Il faut en outre être capable de fédérer un certain nombre d’acteurs qui ne parlent pas forcément le même langage et qui n’ont pas les mêmes objectifs… Car l’Intranet qui ne serait que l’oeuvre des RH ou de la direction est voué à l’échec. Pourtant, le projet Intranet doit être soutenu par la direction, avec sa vision. Il doit aussi associer tous les collaborateurs… en recueillant avec discernement leurs attentes et leurs besoins.

4 roues et un moteur éditorial

Une fois l’Intranet sur roues, il lui donner du carburant pour avancer : mettre en place des automatismes de récolte de l’information, former les rédacteurs à la communication interne et à ses enjeux, les former à la rédaction web, et intégrer l’Intranet dans la politique de communication globale de l’entreprise…

La gestion d’un projet Intranet est donc une tâche passionnante. Un conseil externe n’est pas superflu, pour définir :

  • les fonctionnalités
  • l’architecture
  • les formats éditoriaux
  • la charte éditoriale
  • les méthodes et outils à mettre en place

Petit à petit, l’Intranet prend une dimension stratégique. De « simple » instrument d’information interne, il est devenu un couteau suisse générateur de valeur et de productivité accrue. Il est donc nécessaire d’en professionnaliser la création et la gestion.

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